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Das Interne Kontrollsystem: Mittel zum Zweck statt Selbstzweck

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Unter Berufung auf die steuerlichen Ordnungsvorschriften fordert das Bundesfinanzministerium derzeit die Einrichtung von internen Kontrollsystemen (IKS) in jedem Unternehmen.

Was als Instrument zur Verhinderung von Bilanzmanipulationen in großen Aktiengesellschaften an der Tagesordnung ist, soll nun auch auf den Apotheker übertragen werden. Ist der erste Ärger über diese vermeintlich neue Form verwaltungsseitiger Gängelung verflogen und der Blick frei für die Möglichkeiten eines solchen Instruments, ergeben sich hier durchaus attraktive Perspektiven. Der originäre Zweck des IKS – Schutz der Aktionäre vor Manipulationen des Managements – kommt in der Apotheke zwar sicher nicht zum Tragen. Schließlich sind Sie als selbständiger Apotheker Aktionär, Vorstandsvorsitzender und Aufsichtsrat in Personalunion.

Gleichwohl ist ein auf die Minimierung von Vermögensschäden angelegtes System auch betriebswirtschaftlich überaus sinnvoll. In Ihrem Tagesgeschäft besteht beispielsweise stets die Gefahr der Doppelüberweisung von Rechnungen, der Nichtabrechnung von Leistungen, des Verfalls von Forderungen, des Verlusts von Ware und des Diebstahls.

Die genannten Risiken lassen sich durch Einführung eines IKS erheblich reduzieren. Nur ein weiterer – aus Steuerberatersicht freilich ganz wesentlicher Aspekt – ist dann die Einhaltung der steuerlichen Ordnungsvorschriften. In den letzten Jahren ist hier eine Tendenz der Betriebsprüfungsstellen zu erkennen, formelle Mängel mit empfindlichen Hinzuschätzungen zu sanktionieren. Die Folge sind nicht selten aufreibende und langwierige Rechtsbehelfs- und Klageverfahren.

Dem entgegenzuwirken erfordert eine intensive Auseinandersetzung mit den Aufzeichnungspflichten nebst entsprechender Dokumentation und Kontrolle. Hier ist das IKS nicht als weiterer Baustein zu sehen, sondern als Mittel zum Zweck. Es bildet die organisatorische Klammer, um eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Funktionstrennung im Unternehmen, Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen, Daten- und Manipulationssicherung und schafft so die Gewähr für eine finanzamtskonforme Aufzeichnungen sowie deren Dokumentation.

Der Weg dahin gestaltet sich wie folgt:

Um nicht bei Null starten zu müssen, haben wir für Sie vorausgedacht. Auf der Grundlage unserer über Jahrzehnte erworbenen Kompetenz haben wir die Kernrisikobereiche der Branche identifiziert und bewertet. Auf diese Weise können wir Sie zielgerichtet bei der Bestandsaufnahme unterstützen. Nach unserer Erfahrung verfügen Sie als Apotheker bereits über eine Vielzahl wirksamer interner Kontrollmechanismen. Gefragt ist in der Regel Detailarbeit. Ziel ist es, vom Maßnahmebündel zum System zu gelangen.

Auf dem Ergebnis der individuellen Bestandsaufnahme aufbauend, geben wir Ihnen Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Maßnahmen an die Hand und unterstützen Sie gezielt bei der Implementierung eines auf Ihre Situation zugeschnittenen IKS. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Darstellung des IKS in der Verfahrensdokumentation. Auch nach Einführung eines Internen Kontrollsystems lassen wir Sie nicht allein. Der Review Ihres Internen Kontrollsystems mit Hilfe einer vorgelagerten Datenanalyse kann ebenfalls durch uns erfolgen.

25.07.2018
Martin Weidemann - Treuhand Hannover

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Martin Weidemann
Steuerberater, stellv. Leiter der Steuerabteilung, Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft
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