• {{label}}

»Es reicht noch nicht ganz« ist bei der Bestandsaufnahme die Regel

Seminar: Internes Kontrollsystem, Verfahrensdokumentation und Kassennachschau

Die Finanzverwaltung ist im digitalen Zeitalter angekommen. Sind Sie es auch? Martin Weidemann, Steuerberater und Treuhand-Experte für Betriebsprüfungen, gab auf dem DIALOG einen Überblick über die neuen Regeln und Anforderungen für Ihre Apotheke.

Das Thema, das viele Apothekeninhaber verunsichert, basiert wie so vieles heutzutage auf der Digitalisierung: »Das ist der Auslöser für die neuen Regeln, denn neue Prozesse erfordern neue Spielregeln«, erläuterte Martin Weidemann, selbst ehemaliger Betriebsprüfer der Finanzverwaltung, »Zusätzlich zum Fachkräftemangel in der Finanzverwaltung.« Früher reichte der Tagesabschluss, heute gibt es detaillierte Fragen, eine gesteigerte Effizienz der Prüfungsdienste und neue Verwaltungsvorschriften. 

»Wichtig ist die Datenhygiene. Der Grundgedanke eines Apothekers sollte sein: Der Prüfer sieht alles. Darum muss ich alles sehen können, was die Mitarbeiter eingeben und präzise abbilden«, fasste Weidemann zusammen. In den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden die neuen formalen Anforderungen der Finanzverwaltung wie Einzelaufzeichnungspflicht, internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation konkretisiert. Und am 1. Januar 2018 kamen dann auch noch die spontanen und unangekündigten Kassennachschauen dazu.

»Die Apotheken sind da leider mit rein gerutscht«, so Weidemann. »Sinn der Sache war einfach der Schutz vor Manipulationen – die jedoch in anderen Branchen viel häufiger vorkommen – und die damit einhergehende Wettbewerbsgefährdung für steuerehrliche Unternehmer.« Ab 2020 folgt dann die Pflicht zum Einsatz zertifizierter Kassen, die Belegausgabepflicht und neue Ordnungswidrigkeitsbestände bei fehlender Aufzeichnung und Mängeln beim Schutz des zertifizierten Kassensystems. 

Kernforderungen der GoBD:

  • Digital empfangene/ entstandene Belege, Aufzeichnungen und Geschäftsbriefe müssen auch digital aufbewahrt werden 
  • Einmal erfasste Daten dürfen nicht mehr unerkannt verändert werden 
  • Progressive und retrograde Prüfbarkeit müssen gewährleistet sein 
  • Schnittstellen sind zu dokumentieren 

Kassennachschau: Instrument für »prüfungswürdige« Betriebe

Die Kassennachschau sei eigentlich ein Zugeständnis innerhalb der großen Koalition, so Weidemann, denn sie ist im Wesentlichen ein Instrument zur Einhaltung von Regelungen, die erst ab 2020 gelten. Bis dahin verfolge sie den Zweck, die Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht zu überprüfen sowie »prüfungswürdige« Betriebe zu identifizieren. »Ein guter erster Eindruck bei einer Kassennachschau ist also wichtig, ansonsten kommt die Betriebsprüfung hinterher«, riet der Treuhand-Experte. 

Auf jeden Fall sollten Sie sich den Ausweis des Finanzbeamten zeigen lassen, ein Anruf beim Finanzamt kann nicht schaden. Ein Fall, bei dem angebliche Finanzbeamte das gesamte Bargeld »beschlagnahmten«, ging unlängst durch die Medien. Die richtigen Finanzbeamten sammeln dagegen Informationen statt Bargeld: Es erwarten Sie Fragen zur Aufzeichnung von Einnahmen, zum Kassensystem, zu den Zuständigkeiten und zu den Kassenfunktionen.

Auf diese oder ähnliche Fragen können Sie sich einstellen: Wer darf kassieren? Was passiert mit den Daten aus der Kasse? Wie läuft die Authentifizierung am System? Welche Kassenberichte können erstellt werden? Wer führt das Kassenbuch? Liegen Zählprotokolle vor? Welche Schnittstellen gibt es? Passiert die Belegausgabe automatisch oder auf Kundenwunsch? Auf die Frage eines Zuhörers, ob dann immer jemand da sein muss, der das alles weiß, antwortete Martin Weidemann, dass es sich natürlich taktisch anbiete, eine Approbierte mit Basiswissen da zu haben. Bis zum Tagesabschluss sollte diese Mitarbeiterin sich auskennen.

Internes Kontrollsystem: Muss das sein?
»Die Prüfungsschwerpunkte liegen nicht mehr bei der Finanzbuchhaltung, sondern beim Mandanten, denn dort besteht das größte buchhalterische Risiko«, erklärte Martin Weidemann den Zuhörern. Das Mantra der Prüfberichte: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Die wichtigste Frage: Warum ist diese Zahl richtig? Oder anders gesagt: Warum ist sicher gestellt, dass die in der Steuererklärung eingetragene Zahl richtig ist? Antwort: Weil wir ein IKS implementiert haben. Im Gegensatz zur Verfahrensdokumentation, bei der gefragt wird: Wie ist die in der Steuererklärung eingetragene Zahl zustande gekommen? Antwort: Das ergibt sich aus der Verfahrensdokumentation. 

Das IKS sei eine Ergänzung der QM-Systeme, denn diese vernachlässigen die Ordnungsmäßigkeit interner und externer Rechnungslegungen, so Weidemann weiter. Der Mindestumfang laut Finanzamt: Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennung, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen, Verarbeitungskontrollen und Datensicherheit, also Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung und Löschung von Daten. »Bei Bestandsaufnahmen ist es meist so, dass »es reicht noch nicht ganz«, die Regel ist«, so Weidemann. »Ein IKS ist der sicherste Weg.« Das IKS wird vom BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) gefördert, junge Unternehmen bekommen bis zu 3200 Euro dazu. 

Formalitäten zur Freude der Finanzverwaltung: Die Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen. »Sie enthält beispielsweise die Beschreibung des IKS, Vorgehensweisen zur Datensicherung oder die Behandlung von elektronisch erstellten und empfangenen Dokumenten«, so Weidemann zu den Inhalten. 

Die gesamte Dokumentation besteht aus vier Teilen: der allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation und der Betriebsdokumentation. Sie ist also eine umfassende Arbeitsanweisung beziehungsweise Organisationsunterlage, in der alle Prozesse, wie Datensicherungsverfahren, Verarbeitungsregeln und Programmbeschreibungen rund um die Buchführung beschrieben werden. »Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können«, erläuterte Martin Weidemann zum guten Schluss. »Bei Fragen und Unklarheiten: Sprechen Sie uns an, dafür sind wir da!«

07.12.2018
Zum Seitenanfang
Diese Webseite verwendet Cookies und das Analyseprogramm Matomo, um Ihnen den bestmöglichen Service zu gewährleisten. Durch die Nutzung unserer Seiten erklären Sie sich damit einverstanden. Eine Widerspruchsmöglichkeit finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.