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Modernes Benchmarking in meiner Apotheke

Daniel Will und Guido Michels von der Treuhand Hannover zeigten den Teilnehmern in einem Workshop wie man die eigene Apotheke mit Kennzahlen kurzfristig überwacht, langfristig steuert und diese Benchmarks für unternehmerisches Handeln nutzen kann.
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Zu Beginn warf Guido Michels einen Blick auf den Umsatz: »Umsatz ist nicht alles. Welcher Umsatz lohnt sich? Auf was konzentrieren Sie sich?«. Der Umsatz einer durchschnittlichen Apotheke ist in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Jedoch dürfe man daraus keine voreiligen Schlüsse auf die Ertragswirkung ziehen. Denn es mache einen Unterschied, welches Umsatzsegment gewachsen ist. 

»An fünf Prozent mehr Hochpreiser verdient man am Ende viel weniger, als an fünf Prozent mehr OTC-Umsatz«, so Michels. wie man die eigene Apotheke mit Kennzahlen kurzfristig überwacht, langfristig steuert und diese Benchmarks für unternehmerisches Handeln nutzen kann.

Der größte Kostenfaktor in einer Apotheke ist immer der Wareneinsatz. »Einkaufsvorteile sind ein großer Hebel für einen besseren Wareneinsatz«, leitete Guido Michels das nächste Thema ein. Michels stellte sieben Stellschrauben vor, die entscheidend für einen guten Einkauf sind (Abb 1). Die Teilnehmer gaben dann zu jeder Stellschraube ein Meinungsbild ab, wie sie sich selber einschätzen. 

Checken Sie Ihren Einkauf
Die meisten hatten schriftliche Konditionen und ein passendes Zahlungsziel vereinbart. Aber nur knapp die Hälfte sagte von sich, dass sie keine oder wenig Abzüge und Gebühren hätte. Wichtig sei, regelmäßig zu verhandeln und die Abrechnung zu kontrollieren, betonten die Referenten. Mit der Beratungsleistung »EinkaufsCheck« unterstützt die Treuhand Hannover die Apotheken.

Germany's next Topseller
Danach spielte Daniel Will mit den Teilnehmern »Germany’s next topseller«. Es ging um die Frage, mit welchen Kennzahlen man bestimmt, ob eine Ware ein »Renner« oder ein »Penner« ist. Allein aus den Rohgewinnen und Absatzzahlen kann man dies nicht erkennen. Erst eine Verknüpfung dieser Werte zu einer Brutto-Nutzenziffer und zu Gesamterträgen führe zum Ziel. Mit diesen Zahlen kann man entscheiden: Muss die Ware raus aus dem Sortiment? Ist sie schlecht kalkuliert oder ungünstig platziert? Muss sie beworben werden?

Welche Kosten sind beeinflussbar?
Zuletzt ging es um die Kosten in der Apotheke. Zusammen mit den Teilnehmern prüften die Referenten, an welcher Stelle man noch optimieren könne. »Sie sollten sich fragen: Was ist überhaupt beeinflussbar? Und wenn ja: Wie viel sparen Sie dann ein?«, führte Daniel Will ins Thema ein. So seien zum Beispiel Miete, Abschreibungen oder Zinsbelastung feststehende Größen, die kaum veränderbar sind. Andere Kosten, wie Fahrzeug- oder Werbeaufwand könne man zwar beeinflussen, Veränderungen setzen aber oft nur wenige hundert Euro frei. Daher solle der erste Blick auf die Personalkosten gehen – immerhin betragen sie rund 60 Prozent der Gesamtkosten. 

Wer die Personalkennzahlen aus dem Treuhand EBV vergleiche, die Besetzung anhand Kunden- und Packungszahlen ausrichte und an einer effizienten Organisation arbeite, könne seine Personalkosten positiv beeinflussen. »Begreifen Sie Ihr Personal aber nicht nur als Kosten-, sondern auch als Erfolgsfaktor!«, fügte Guido Michels hinzu. Bei der zunehmenden Personalknappheit müsse man auch in eigene Führungsfähigkeiten investieren und das Personal qualifizieren.

Ganzheitliches Kennzahlensystem
Für die laufende Überwachung der Apotheke steht eine Vielzahl von Kennzahlen aus unterschiedlichen Quellen zur Verfügung. »Schauen Sie sich Ihre Ziele sowie die Maßnahmen dazu an und messen Sie die Zielerreichung mit einer passenden Kennzahl«, empfahl Daniel Will. So behalte man den Überblick und entwickle mit der Zeit ein eigenes Kennzahlensystem. Wichtig sei, Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen auf Ebene der Finanzen, der Kunden, der Prozesse und der Mitarbeiter zu definieren: »Dieser ganzheitliche Fokus hilft, Stärken und Schwächen sichtbar zu machen und keine Erfolgsdimension auszulassen.«  

13.03.2019
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