Wir müssen – nein, wir dürfen – reden. Das Mitarbeitergespräch!

Das Mitarbeitergespräch ist allgemein bekannt und kann dennoch jedes Mal aufs Neue eine Herausforderung für die Beteiligten darstellen. In diesem Artikel möchten wir – vielleicht etwas ungewöhnlich - mit einer Sammlung »negativer Erfolgsfaktoren«, also Verhaltensweisen und Bedingungen, die ein Mitarbeitergespräch garantiert scheitern lassen, beginnen:

• Die Führungskraft geht völlig unvorbereitet ins Gespräch.
• Ziele, Inhalte oder Gesprächsanlass sind unklar.
• Der Mitarbeitende wird kurzfristig überrascht (»Haben Sie mal fünf Minuten?«).
• Es wurden keine Informationen über Leistung oder Entwicklung gesammelt.

• Das Gespräch findet zwischen Tür und Angel statt oder in einem gestörten Umfeld (wie etwa im Pausenraum).
• Die Führungskraft redet 90 Prozent der Zeit – der Mitarbeitende hört nur zu.
• Kritik wird pauschal und unsachlich geäußert.
• Lob gibt es keines – oder es wirkt unglaubwürdig.
• Persönliche Themen oder Sorgen des Mitarbeiters werden ignoriert oder abgewürgt.
• Emotionale Reaktionen werden abgetan.
• Fragen werden nicht beantwortet oder abgewimmelt.

• Vereinbarungen werden nicht dokumentiert oder später einseitig verändert.
• Es gibt keine Konsequenzen oder Follow-ups – das Gespräch versandet.
• Mitarbeitende erhalten keine Rückmeldung zu eingereichten Wünschen oder Ideen.

• mangelnder Respekt
• fehlende Vorbereitung
• Monolog statt Dialog
• destruktives oder gar kein Feedback
• fehlende Nachbereitung
• eine Haltung, die das Gespräch als lästige Pflicht empfindet

Diese Punkte zeigen, wie ein Mitarbeitergespräch leicht zum Frustfaktor werden kann – für beide Seiten. Doch es geht auch anders: Mit der richtigen Haltung, einer guten Vorbereitung und einem klaren Ziel wird aus dem Pflichttermin ein wertvolles Führungsinstrument. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Faktoren ein Mitarbeitergespräch wirklich erfolgreich machen – und wie Sie diese gezielt umsetzen können. Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Führungsinstrument in Unternehmen aller Größen und Branchen. Sie fördern den wertvollen Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, ermöglichen Feedback und dienen der gemeinsamen Zielsetzung für die Zukunft. Das Mitarbeitergespräch bietet Raum für offene Kommunikation, Reflexion und die Stärkung der Zusammenarbeit. Zudem ermöglicht dieses Format, die Mitarbeitenden besser kennenzulernen. Wenn sie richtig vorbereitet und durchgeführt werden, sind Mitarbeitergespräche ein wirkungsvolles Mittel zur Motivation sowie zur Sicherstellung von Qualität und Leistung. Doch warum sind Mitarbeitergespräche so wichtig?

Mitarbeitergespräche dienen nicht nur der jährlichen Leistungsbeurteilung. Sie sind ein Ort der Begegnung, der Kommunikation und des Vertrauensaufbaus. In Zeiten von Fachkräftemangel, hybriden Arbeitsmodellen und einem sich wandelnden Arbeitsumfeld sind regelmäßige Gespräche entscheidend, um Mitarbeitende zu binden, zu entwickeln und den Unternehmenserfolg gemeinsam zu gestalten.

Zentrale Ziele sind:

• Klärung von Erwartungen auf beiden Seiten
• Förderung von Motivation und Engagement
• Individuelle Weiterentwicklung durch Feedback und Zielvereinbarungen
• Erkennen und Lösen von Konflikten
• Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein strukturiertes Mitarbeitergespräch stärkt die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, erhöht die Transparenz und sorgt für mehr Fairness im Arbeitsalltag.

Eine gute Vorbereitung ist essenziell, um das Gespräch effektiv und konstruktiv zu gestalten.

• Ziel definieren: Was soll am Ende erreicht sein?
• Informationen sammeln: Leistungen, Beobachtungen, Rückmeldungen aus dem Team
• Gesprächsrahmen festlegen: Zeitpunkt, Dauer, ruhige Atmosphäre
• Fragen und Themen vorbereiten: Raum für Anliegen beider Seiten schaffen

Besonders wichtig ist die Haltung. Wer mit echtem Interesse und Offenheit in das Gespräch geht, legt die Basis für einen ehrlichen Austausch. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem eine frühzeitige Terminplanung.

Ein gelungenes Mitarbeitergespräch zeichnet sich durch Struktur, Dialogorientierung und gegenseitige Wertschätzungaus:

• Einstieg: Offene Atmosphäre schaffen, Small Talk, Gesprächsziele benennen
• Rückblick und Reflexion: Was lief gut? Wo gab es Herausforderungen?
• Feedback geben und nehmen: Konstruktiv, konkret, respektvoll

Ein zentraler Bestandteil ist der Feedbackprozess, der in beide Richtungen erfolgen sollte. Mitarbeitende sollen nicht nur Feedback erhalten, sondern auch geben dürfen. Dies fördert Vertrauen, Lernkultur und Mitgestaltung.

Feedback ist das Herzstück vieler Mitarbeitergespräche. Richtig eingesetzt, ist es ein Motor für Entwicklung:

• Konstruktives Feedback sollte zeitnah, konkret, sachlich und persönlich sein.
• Wertschätzendes Feedback stärkt Selbstvertrauen und Motivation.
• Kritisches Feedback sollte lösungsorientiert sein und immer im Kontext von Entwicklungsmöglichkeiten formuliert werden.

• Ziel festlegen.
• Feedback nur, wenn das Verhalten änderbar ist und es für die Zielerreichung hilfreich ist. Positive Aspekte nennenund »Ich-Botschaften«  verwenden. Auf konkrete Aspekte, Aussagen, Punkte beziehen.
• Person und Verhalten trennen. Dinge zeitnah ansprechen. Verbesserungen/Alternativen vorschlagen. Einen angemessenen sachlichen Ton beibehalten. Feedback annehmen, ohne sich zu rechtfertigen.

Gleichzeitig ist es wichtig, den Mitarbeitenden Feedbackräume zu eröffnen, in denen sie ihre Sichtweise äußern und die Zusammenarbeit reflektieren können.

Nach dem Gespräch ist vor dem nächsten Gespräch. Die Nachbereitung sichert die Wirkung.

• Ergebnisse dokumentieren: Ziele, Vereinbarungen, Maßnahmen
• Verbindlichkeit schaffen: Nachverfolgung der besprochenen Punkte
• Reflexion: Wie lief das Gespräch? Was kann verbessert werden?

Auch ein kurzes Feedback zum Gespräch selbst, zum Beispiel »Wie haben Sie das Gespräch erlebt?«, kann wertvolle Impulse liefern.

• Offene und wertschätzende Kommunikation
• Aktives Zuhören
• Klare Zielsetzung und konkrete Vereinbarungen
• Ehrlichkeit und Transparenz

Mitarbeitergespräche sind weit mehr als nur Pflichttermine. Sie sind ein strategisches Instrument der Personalführung und beeinflussen Kultur, Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit eines Teams maßgeblich. Entscheidend ist die Haltung, mit der
Führungskräfte in diese Gespräche gehen. Zuhören, verstehen, gemeinsam gestalten. Wer Gespräche als Chance begreift – für Entwicklung, Beziehung und Verbesserung –, schafft eine Kultur des Miteinanders und der kontinuierlichen Weiterentwicklung. In diesem Sinne: Seien Sie neugierig auf Ihre Mitarbeitenden!