Prozessautomatisierung mit »Emma« – Anwendungsfelder in der Apotheke

Dr. Philipp Hoffmann, Apotheker der fünf Dr. Hoffmann Apotheken, demonstrierte live, welche Prozesse er in seiner Apotheke mithilfe von KI »Emma« automatisiert hat. Diese Programme übernehmen rund 100 Arbeitsstunden pro Woche und entlasten das Team bei vielen Abläufen. 

Emma kann sehen, lesen, klicken, scrollen, schreiben, hören und sprechen. Sie ist eine nicht generative KI, das heißt, sie kann aus Eingaben keine neuen Ergebnisse generieren. Emma spart den Mitarbeitenden der Dr. Hoffmann Apotheken trotzdem rund 100 Stunden Arbeit in der Woche und etwa 30.000 Klicks am Tag. »If you hate it, automate it«, ist Dr. Philipp Hoffmanns Motto. »So haben sie viel mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten.«

Emma ist perfekt geeignet zum Automatisieren repetitiver Prozesse, für die kein Fachwissen benötigt wird und bei denen alle Informationen digital vorliegen. Sie läuft auf jedem Rechner, ist revisionssicher und kann ohne Schnittstellen über verschiedene Programme hinweg arbeiten. »Wenn die Daten zu 100 Prozent digital vorliegen, kann Emma das alles übernehmen«, so Dr. Hoffmanns Fazit. Die Listen, die seine Mitarbeiter abarbeiten müssen, haben sich seitdem halbiert, die Mitarbeiterzufriedenheit ist immens gestiegen.

Die Prozessbausteine können erstellt und für andere Filialen oder Apotheken sowie andere wiederkehrende Prozessteile kopiert werden, alle Prozessbausteine werden dann automatisiert angepasst. »Dafür sind keine Programmierkenntnisse nötig, nach einer 2-tägigen Schulung ist man fit« berichtete der Apotheker. »Man benötigt jedoch am Anfang Zeit und Konzentration bei der Erstellung der Prozesse.« Außerdem sind feste Prozesszeiten und Freiraum für die Verantwortlichen nötig.

• Defekttöpfe 690 Mal prüfen und 2x Monatsbedarf bestellen (8 Stunden)
• 200 Rechnungen oder Mahnungen versenden (1-3 Stunden)
• Chargen bei E-Rezepten korrigieren (1 Stunde)
• Social Media (1 Stunde)
• 20 Suchmaschinenoptimierte-Blog-Artikel für Homepage erstellen (1 Stunde)
• E-Rezepte in Abrechnung schicken (30-60 Minuten)
• Ablaufende E-Rezepte mehrmals täglich prüfen (20 Minuten)
• Auswertungen erstellen (20 Minuten)
• LAV-Infos alle 3 Stunden prüfen & in Apocollect einfügen (10-20 Minuten)
• Nachtjobfehler suchen und Ticket erstellen (10-15 Minuten)

In der anschließenden Diskussion ging es darum, was passiert, wenn Emma Fehler macht: Wenn sie an einem Prozess hängenbleibt, macht sie dann einfach beim nächsten Prozess weiter? Dr. Hoffmanns Erfahrung berichtete, dass sie autonom durchläuft und einen Prüfaufwand von etwa 30 Minuten pro Woche benötigt. Außerdem arbeiten quasi zwei Emmas – eine, um Prozesse zu bauen und zu korrigieren und eine, um sie laufen zu lassen.

Im Report kann man sich außerdem für jeden Prozess anzeigen lassen, ob ein Prozess durchgelaufen ist oder nicht. Änderungen am Prozess können dann im Report vorgenommen werden. »Für die Prozesserstellung braucht man etwa ein bis drei Stunden und ungefähr drei Monate, bis alle Projekte durchgelaufen sind«, so seine Erfahrung. »Bisher ist Emma an keinem einzigen Prozess gescheitert. Lagern Sie einfach alles, was immer wieder kommt und digital erledigt werden kann, an Emma aus.«

• 70 Stellenanzeigen erstellen (35 Minuten)
• Telekommunikations-Rechnungen aus dem Portal laden (10 Minuten)
• Rechnungen runterladen (5 Minuten)
• Wallboxstände auslesen und an Steuerberater senden  (5 Minuten)
• Rechnungen runterladen, verschieben, an datev und in DMS importieren (20 Minuten)
• Blisterlisten downloaden und importieren (60 Minuten)
• wöchentliche Rechnungen downloaden und in CMS importieren (10 Minuten)
• Listen für Geburtstagsbriefe vorbereiten & für korrekte Versandzeit Geburtsdatum in Excel anonymisieren (30 Minuten)
• »Bitte bewerten Sie uns«-Mails an alle Kunden mit  Mailadresse senden (60 pro Woche) (30 Minuten)
• Fehlermeldung des Telematik-Konnektors erkennen und diese resetten (30 Minuten)
• Inventurliste ausdrucken (15 Minuten)
• Lagertopf auflösen, optimal nach Konditionen zuordnen und beim Großhandel bestellen (10 Minuten)
• Bei Preiserhöhung Preise neu kalkulieren, runden und importieren (30 Minuten)
• Außer Handel Artikel von Lager nehmen (10 Minuten)
• Monatsauswertung Backoffice Tagesabschluss an Steuerberater senden (15 Minuten)
• Inventurwert VEK ermitteln und an Steuerberater per Mail senden (10 Minuten)
• Bei Artikeln ohne Verfall einen Pseudoverfall von 13 Monaten hinterlegen (20 Minuten)
• Befreiungsstatus ändern, Kundenkartendaten ändern, Kürzel ändern (30 Minuten)
• Versichertenummern vom Rechenzentrum mit Wawidaten abgeglichen und in VersNr in Wawi ergänzen (sehr lange)
• Reimporte ab gewissem Wert auf direkt legen (10 Minuten)
• Bestimmte Aufgaben des Teams prüfen und bei Nicht­erledigung eine Erinnerungsmail schicken (20 Minuten)